Vai contratar funcionários? Leia isso e evite problemas.
Parece fácil a tarefa de contratar funcionários para o condomínio. Porém, esta é uma atividade que exige atenção e dedicação, pois funcionários como o zelador, o porteiro e o faxineiro são de extrema importância para manutenção do condomínio e é essencial que os mesmos estejam treinados e aptos ao exercício de suas atividades.
Além disto, o Condomínio deve cumprir todas as exigências decorrentes da legislação trabalhista em relação o pessoal relacionado em seu quadro de funcionários.
Para acertar na hora de contratar funcionários para o condomínio, o síndico deve estar atento a alguns pontos:
1) Seleção do pessoal – análise de currículo e entrevistas
Realizar uma boa seleção de profissionais, com análise de currículo e entrevistas, é a primeira e mais importante atividade na contratação. Se bem executada, trará benefícios ao condomínio.
Pedir ajuda profissional, seja em empresas de recursos humanos ou até mesmo para um morador que se disponibilize a aplicar dinâmicas e testes psicológicos, por vezes, é uma boa solução.
2) Referências e atestado de antecedentes criminais
Isto é muito importante, pois evita surpresas e problemas depois da contratação. Assim, não devemos considerar tão somente a aparência física, mas procurar saber o histórico do candidato.
O contato com as pessoas indicadas pelo candidato é importante para esclarecer pontos relacionados à personalidade do interessado na vaga, bem como motivos da saída do último emprego.
3) Definição do Salário
Oferecer salários justos, de acordo com a experiência profissional do candidato e escolaridade, atentando ao padrão e ao valor da média de mercado.
Esclarecer ao candidato todas as questões relacionadas ao salário e demais vantagens decorrentes do emprego é importante. Deve-se deixar claro ao candidato, todos os pontos relacionados a este assunto, visando dirimir dúvidas.
4) Definição das atribuições
Durante a contratação de funcionários para o condomínio, o síndico deve ter clareza do perfil profissional que está buscando, quais são as verdadeiras atribuições e conhecimentos prévios necessários para ocupar a vaga.
Importante deixar claro aos candidatos quais serão suas atribuições após a contratação, definindo rotinas e indicando, de forma precisa, quais serão as atividades a serem exercidas e que serão passíveis de supervisão.
Na maioria dos condomínios, as atividades, basicamente, estão relaionadas aos seguintes serviços:
-zeladoria: função que requer capacidade de liderança e organização, visando o desempenho de um grupo de funcionários. Requer profissional capacitado e treinado para a atividade.
-portaria: função exercida para o controle da entrada, saída e segurança do condomínio. Requer profissional capacitado e treinado para a atividade.
– faxina: requer pessoal com conhecimento prévio dos materiais de limpeza e sua utilização.
Cursos e treinamentos nestas áreas ajudam o profissional a se atualizar, com novas técnicas, normas e medidas de segurança, para cada uma dessas atividades.
Outra função importante, adotada por alguns condomínios é a de ¨folguista¨. A contratação de um funcionário ¨folguista¨ pode gerar até 25% de economia para o condomínio. Este funcionário é importante para a manutenção da escala de trabalho, pois evita a sobrecarga dos demais contratados. No entanto, seu emprego deve ser feito com racionalidade, a fim de alcançar a economia desejada e privilegiar o salário do pessoal contratado a título fixo pelo condomínio.
5) Documentação necessária para a contratação
Os profissionais para trabalhar podem ser contratados diretamente pelo condomínio ou terceirizados, aqueles vinculados por interposta empresa de prestação de serviços.
No caso de contratação direta do funcionário, é de extrema importância que os profissionais tenham a carteira assinada e que sejam cumpridas todas as obrigações decorrentes da legislação trabalhista. Os trâmites legais para a contratação do profissional com carteira assinada, são:
a) matrícula do condomínio no Instituto Nacional da Previdência Social (INSS) (requer prévia inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
b) inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ): os condomínios que pagam rendimentos sujeitos à incidência do imposto de renda na fonte estão obrigados a se inscrever no CNPJ. O documento necessário será a Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ) devidamente preenchida.
c) cadastramento dos empregados por intermédio da GFIP no sistema do FGTS é necessário para que seu primeiro recolhimento para o Fundo aconteça por meio da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP).
d) cadastramento dos empregados no sistema do PIS/PASEP. O condomínio deverá cadastrar seus empregados, desde que ainda não inscritos, como participantes do PIS/PASEP. Este será efetuado, exclusivamente, em agência da Caixa Econômica Federal (CEF) e por meio do formulário Documento de Cadastramento no PIS (DCPIS), que deverá ser solicitado nas agências da CEF, sempre que for necessário, na quantidade compatível com o número de empregados a serem cadastrados.
e) cadastramento no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): este sistema foi criado pelo Governo Federal, por intermédio da Lei nº 4.923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ele serve como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, como também é utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.
f) emissão da DIRF: esta declaração não deve ser confundida com o Imposto de Renda. Ela é uma declaração emitida pela fonte pagadora, em que o condomínio deve declarar os pagamentos de seus funcionários por meio de referências exigidas das notas fiscais, como CNPJ da empresa, número da nota, valor e código.
Outras observações fundamentais:
Importante observar que a responsabilidade em não assinar as carteiras profissionais de tais trabalhadores é atribuída ao síndico, que responde por todas as ações de sua gestão, podendo ser acionado judicialmente por seus atos.
É comum que os sindicatos dos trabalhadores desta área orientem sobre o registro em carteira e outras obrigações do empregador, aconselhando estes a entrar na justiça no caso de não cumprimento dos seus direitos.
Caso a administração do condomínio e prestação dos serviços sejam exercidas por empresa terceirizada, esta deve encarregar-se de todas obrigações trabalhistas acima expostas. É importante que isto seja devidamente checado e fiscalização pelo síndico.
CONCLUSÃO
Por tudo isto, verifica-se que a contratação de funcionários pelo Condomínio, diretamente ou por interposta pessoa jurídica, é uma atividade complexa que requer uma série de cuidados e atenção.
Normalmente esta atividade recai sobre a pessoa do síndico, mesmo que indiretamente. Assim, os pontos apontados nesta pequena publicação podem ao auxiliá-lo na atividade de contratação de pessoal.
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